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盘点企业ERP运维中的几个“神坑”!

时间:2019-09-06 17:37:13


导读:  尽管成功的ERP能够帮助企业梳理工作流程、削减成本,但是一个规划与部署不合理的ERP则会导致公司成本上升、生产效率降低。   

 
 
 


  对于CIO们来说,企业资源计划系统(ERP)需要企业投入大量的资金、人力和时间去建设,其中每一部分都需要上千乃至上万美元的投入,而部署时间常常需要耗费数百个工时。尽管成功的ERP能够帮助企业梳理工作流程、削减成本,但是一个规划与部署不合理的ERP则会导致公司成本上升、生产效率降低。那么CIO们,你们部署的ERP是否是成功的呢?以下就是企业中最常见的ERP错误以及解决方案,看看你有发现类似的问题吗?


规划不合理  

 
 


  如果你希望你的ERP项目能够取得成功,那么合理的规划就非常有必要。你不能放任你的ERP随意建设。许多公司在对ERP软件评估之前,并没有提前进行规划。这常常会导致后面的混乱。因为,没有进行前期规划的企业无法充分了解企业内部的需求,更不能将ERP的功效发挥最大。为了解决这一问题,CIO们应当在选择ERP系统之前,对公司的各项流程和策略进行一次内部梳理。此外,还建议可以将企业不同部门的用户集合起来组成一个ERP评估团队。CIO们如果你认为企业自身没有能力对ERP进行恰当的评估,那么可以考虑聘请经验丰富的第三方或中立厂商做顾问。他们对于你所从事的行业ERP部署有着相当丰富的经验。


对ERP厂商没有进行正确的审核  

 
 


  许多用户仅仅听了ERP厂商销售团队的宣传就决定购买其产品了。然而,一旦完成了部署,他们很惊诧地发现系统功能受到限制、效率低下,并且会对现有的企业内部最佳流程产生负面影响。用户要一直寻找参照物,要求厂商提供至少与他们合作过的三家公司的名称,问厂商他们的业务范围包含哪些行业,他们能够与哪些公司联系并讨论软件的部署问题。然后再与他们讨论软件功能、性能和面临的挑战。如果厂商没有(或没能)提供三家公司的名称,那么就不要选择他们,除非你想成为他们的一只小白鼠。


不理解或不使用ERP系统的核心功能  

 
 


  仅有46%的ERP用户称他们对自己使用的ERP系统的功能有着深刻的理解。不清楚系统的功能,公司就无法让业务程序自动化,也无法更快完善系统功能,更谈不上利用ERP来实现业务目标。而系统升级、功能增加、维护等成本也将更盲目、更高,ERP部署在这种条件下是不可能取得成功的。建议CIO们可以创建一个列有ERP所有功能的总清单,并追踪其使用情况,定期的对列表进行评估以确定哪些功能正在被使用,哪些功能最为核心。这些功能目录能够用于培训新员工,编写测试脚本,对审核、报告等需求也能提供帮助。


低估了所需要的时间与资源  

 
 


  所有的公司基本上都低估了部署新ERP系统所需要的时间与资源。那么如何计算一名有经验的部署者所必须的系统建设时间?例如,软件的成本为20000美元,那么在一名合格顾问的帮助下,其将耗费200个工时或五周时间进行部署。如果你打算在没有专业人员的帮助下自己进行部署,那么所需要的时间将会翻倍。


没有挑选最合适的人员进行ERP部署  

 
 


  很多时候,在ERP部署的开始阶段,公司就没有挑选到合适的人员参与部署。ERP是公司建设的最大IT项目之一。因此,如果在决策中没有各个部门相关的使用者参与,那么难免将来的使用中会出现错误,规划也会不周全。”许多公司关注如何得到各部门主管们的重视,而不是在公司的各个部门中挑选出关键的参与者。除了IT部门外,还应当有来自财务、运营、制造、采购和仓库等部门直接参与人员加入其中。这样做的好处是:从一开始,雇员就能够积极从事ERP部署,将资金用到企业各个部门最需要的地方。


没有设置员工任务处理的优先权  

 
 


  在部署ERP系统时,员工在降低延迟、提高完成时间方面能够做的最重要的一件事是减少多任务处理。当处理多个任务和频繁切换设备时,员工的工作速度非常慢。优先权系统应当不仅仅显示何时做什么任务,而且还应当向管理员提供急需他们解决的问题。ERP部署经理需要部署一个严格的问题鉴别程序以能够立即显示并解决问题。


在培训和变革管理方面没有进行投资  

 
 


  缺乏适当的培训是ERP系统建设后最常见的问题。由于员工不理解新系统,因此还会导致员工憎恨新系统。确保在新系统投入使用之前,员工能够适应新系统的工作流程,可帮助你的ERP项目取得成功。CIO们如果不进行培训,不经常与使用者进行沟通,那么最终你得到的只是一款价格昂贵的Excel软件。


低估了精确数据的重要性  

 
 


  CIO们,你的ERP系统是否仅仅在有数据时才会发挥作用?如果你希望你的ERP部署能够取得成功。从建设开始,必须要在适当的位置,放置适当的程序设计和程序参数,以最大限度的降低出现错误的可能性。


没有设定ERP部署目标的主次  

 
 


  无论ERP系统多么强大、灵活性多高,它们都无法理解企业所有的商业逻辑。在ERP部署中最常犯的一个错误是ERP被设定为仅运行一项业务。”为了避免这一代价昂贵的错误,公司应当重视ERP部署,以优化价值链、追踪成本为主要目标。其它情况都应当是次要的目标。


没有停用陈旧、废弃的应用  

 
 


  如果公司在ERP系统部署期间,没有积极的停运陈旧的系统,那么最终新系统将会被陈旧的系统拖后腿。陈旧的系统需要企业花钱运维、花钱对硬件和系统进行升级、花钱与核心的ERP系统安装接口。”部署ERP系统的初衷是为了合理化工作流程,降低成本和减少浪费。


没有主动的负载测试环境  

 
 


  通过少数几个测试用户,根本无法看到ERP部署所产生的真正效果。为了能够看到部署后的真实效果,以及避免出现损失惨重的意外宕机事故,CIO们必须要模拟用户负载。


忽视了第三方维护服务的备份方案  

 
 


  尽管许多公司能够从第三方提供商那里获得相同水平的服务维护服务,但是许多公司还是坚持选择收费高昂的原厂维护。公司在维护方面可以尝试所有的选择,包括可与之直接协作并提供服务的混合支持提供商,以及独立于厂商合作项目之外的提供商。第三方支持备份方案可以很轻松地将维护成本降低30%至50%。


没有制定维护策略  

 
 


  不进行系统预防性维护的企业,无法充分发挥其ERP成本的优势。如果不进行维护,他们的系统(在技术层面上)将随着他们的业务程序一起很快被淘汰。”此外,他指出:“重要的是保持ERP核心应用一直处于最新状态,通过正确的方法解决系统潜在的风险,以及在安装技术方面需要不断改良。这样在运行升级包时,用户的体验才能受到最低程度的影响。


附录:ERP上线后的运维问题研究


1.引言 


  知识经济时代,知识和信息已成为企业重要的资源,企业只有不断地发现、管理和利用知识和信息,才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。企业信息化水平已经成为影响企业发展的关键因素。


  企业资源计划(Enterprise Resource Planning,ERP)是企业信息化的重要技术和管理系统,它代表了当代先进的企业管理模式与技术,能够提高企业整体管理效率和市场竞争力。国内企业为了提高自身竞争力,纷纷上马ERP系统。这些ERP系统在国内的广泛应用,在一定程度上提高了企业管理水平,在降低企业经营成本方面发挥了重要作用。


  ERP系统的实施同时也给企业带来巨大的风险,包括前期决策的风险、中期实施的风险以及后期运维的风险等。在国内,一度出现了“不上ERP等死,上ERP找死”的说法。我国企业信息化起步较晚,对于我国企业信息化建设,尤其是对ERP系统运维的研究还比较欠缺。本文对ERP系统的运维进行较为全面的研究。


 2.运维在ERP项目中的地位 


  对于ERP这样一个庞大的信息管理系统来说,上线并不意味着项目的结束,相反,保证系统运行的正常与完善却是个持续改善的过程。特别是在系统正常上线后的1~3年间,对于整个ERP系统,用户已经在一定程度上有所熟悉,他们在对自己业务认知的基础上,会依据业务的实际情况提出一些可能的改进方案。


  ERP项目是一个持续改善的过程,不管是系统实施还是系统保障,或者是系统优化、系统扩充,都必须通过项目评估、项目准备、蓝图设计、系统实现、上线准备、上线支持等6个步骤保障系统的稳定,ERP项目持续改善过程如图1所示。



图1 ERP系统持续改善过程


  ERP刚上线时的关注点是配合企业生产经营,保证系统运行正常,但在后期运维阶段,其关注点已经有所不同。这个阶段,主要是以提高业务操作效率,弥补上线实施过程的不足,满足业务需求为主要目的。


  可以这样说,已经成功完成ERP实施项目的企业,并没有达到最终的终点,只是到达ERP系统项目中的一个里程碑,更漫长的过程是后期的运维管理活动。


 3.ERP运维三阶段 


  ERP项目是一个持续改善的过程,ERP系统上线后的运维管理活动主要可以分为3个阶段:


  第一阶段,系统保障阶段。在这一阶段,主要是所有ERP系统运维人员努力维持ERP系统的正常运行,解决系统的数据错误以及用户的操作失误等问题的过程。


  第二阶段,系统优化阶段。在这一阶段,ERP运维人员将配合实际的业务人员,将系统优化到符合实际业务需求的最佳状态,是一个系统优化的过程。


  第三阶段,系统扩充阶段。在这个阶段,ERP系统已经被公司员工普遍接受,随着技术和市场的变化,已经可以考虑扩充某些系统模块,以获得更好的业务效果。


  系统扩充后将会导致ERP的运维进入新一轮的第一阶段和第二阶段。


 4.ERP运维支持体系 


  一般来说,ERP的运维支持体系主要分为3个层次,即关键用户、内部顾问和外部顾问,如图2所示。



图2 ERP多层运维支持体系


  第一层,关键用户,即与最终用户直接接触的运维人员。他们一般是各业务实体单位的业务骨干,在ERP决策与实施上线阶段与ERP实施顾问交流业务需求,接受培训,进行系统测试。他们是内部顾问和最终用户之间的桥梁,利于双方的沟通。


  第二层,内部顾问,即企业ERP系统支持中心或者是信息化中心的人员。他们从ERP项目准备开始,一直到系统上线及后期运维都全程参与,对整个ERP系统相当熟悉,属于独立的信息化支持人员。他们在关键用户和外部顾问之间起到桥梁作用,在快速学习新的知识的同时,帮助各业务单位的关键用户解决问题,并监督、指导各业务单位的业务流程。


  第三层,外部顾问,也可以称之为运维顾问,是ERP实施公司的专业技术人员。主要在宏观上提出问题的解决方案,与内部顾问一起实施业务优化的方案,指导内部顾问解决用户的问题,并实现知识转移,以及当用户对ERP有新的功能需求时,进行相应的模块开发。


  在整个运维体系中,除了上面3个层次之外,最终用户、部门领导等也应参与到运维过程中来。可以说,ERP的运维是一个企业全体员工共同参与的工作。


 5.ERP运维中的知识体现 


  从ERP运维支持体系可以看出,ERP运维主要涉及的人员有3类,即ERP系统的最终用户、内部顾问及外部顾问。他们参与了ERP的前期决策、中期实施的过程,对ERP系统有比较全面的了解和掌握,所以ERP的后期运维他们也将是主要的参与者。


  分析ERP运维的过程可以发现,这个过程就是一个知识获取、知识共享、知识应用及知识创新的简单知识管理的过程,如图3所示。



图3


 6.在ERP运维阶段亟待解决的问题 


  在实际的ERP项目中,当ERP上线完成后,就进入了保证系统正常运行的一个持续改善的运维过程。在这个过程中,存在着大量的问题,亟待解决。


  6.1 使用人员需要加强培训


  ERP是先进的、行之有效的管理思想和方法,是借用一种新的管理模式来改造企业旧的管理模式。虽然ERP项目已经进入到运维阶段,但是系统使用人员没有转变观念,没有从根本上做到熟练掌握相应的知识,从而导致大量问题出现。要想取得ERP运维的成功,必须重视培训。


  对于ERP运维的培训,必须做到分内容、分人员、分管理层次地进行系统的培训,提升管理理念和技术技能。同时,培训还必须要有完整的培训知识库,注重培训的科学性、有效性、实用性,以及知识库的重复利用性。只有这样,才能使全体员工从观念上真正接受ERP,避免出现数据、制度不到位等问题。


  6.2 业务人员依赖性很强


  对于正常的ERP运维来说,参与运维的主要人员是来自上线ERP项目的公司内部。但在实际ERP项目的运维过程中,公司内部运维人员并没有适应整个ERP系统,还是由专业实施顾问来帮助公司内部人员去运维。公司内部人员的依赖性很强,并形成恶性循环。


  为了解决这个问题,公司内部必须增加系统维护人员,参与到日常的系统维护、报表修改、功能开发等工作中,实现知识在公司内部的有效转移,以培养自己内部的运维人员,为日后维护培养力量。同时,要指出的是,在ERP运维的过程中,有些知识的转移并不是几次培训就可以实现的,需要运维人员在实际工作中逐步总结、运用与创新。


  6.3 ERP使用过程中存在大量问题


  ERP项目的运维过程,就是一个不断解决问题、优化系统、提出新功能的过程。所以说,运维过程中出现问题是必然的,尤其是在上线初期,由于上线过程中培训力度不够、上线时导入的数据不准确以及业务人员的误操作等,都会使ERP系统出现问题,都有待运维人员去解决。


  ERP运维人员在解决问题的过程中,一方面要对解决的方案进行相应的归档整理,以便下次对相同问题的处理曰另一方面,运维人员要引导用户自己去试着解决问题,以达到野授之与渔冶的效果,从总体上提高企业信息化水平。


  6.4 运维知识需要管理


  ERP系统的运维过程,不只是为了解决问题而解决问题,关键还在于对运维知识的管理,建立运维知识库,体现运维知识的价值。在实际的运维过程中经常会发现,业务人员提出的问题,大部分都属于重复问题,问题总结人员没有复核,只是简单地罗列,没有起到部门信息化人员的作用。而对于问题已经解答的,也没有去落实相关的责任、任务,更谈不上对问题进行总结归纳和进行知识沉淀。


  公司业务人员在使用ERP系统时存在依赖性,有时提出的都是日常小问题,在提高个人学习能力之后,都是可以自行解决的。但是他们却直接把这些问题提交给运维人员,也就无法实现对知识的鉴别、获取、应用、共享和创新,增加了运维的难度,也不能顺应企业信息化的要求,在以后的运维工作中要逐渐加以解决。


 7.结束语 


  ERP系统的后期运维关系到ERP功能的长期、有效实现,对于ERP运维的研究,有助于增强企业的ERP运维意识及对ERP系统的管理能力,提高企业ERP项目实施的成功率,提高企业的信息化水平。

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